Plantilla · IA y procesos · Grupo Salus
Cómo elegir el primer proceso que conviene automatizar con IA
Una matriz sencilla para evaluar tareas repetitivas, datos disponibles, impacto y riesgos antes de iniciar un proyecto de IA.
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El mejor primer proyecto de IA para una empresa suele empezar con una tarea concreta, repetida y medible. Antes de elegir una herramienta, describe quién realiza el trabajo, qué información usa, qué resultado entrega y qué errores serían inaceptables.
Esta plantilla sirve para comparar oportunidades. También puede mostrar que una integración, un formulario mejor diseñado o un cambio de proceso resolverían el problema sin IA.
1. Haz un inventario breve
Pide a cada equipo dos o tres tareas que hoy consuman tiempo o generen retrasos. Formula cada oportunidad como una acción: «clasificar solicitudes entrantes», «buscar una respuesta en documentos aprobados» o «pasar datos de un formulario al CRM». Evita títulos amplios como «automatizar ventas»; no permiten estimar un alcance.
| Proceso | Quién lo hace | Frecuencia | Herramientas y datos actuales | Problema observable |
|---|---|---|---|---|
2. Compara las oportunidades
Puntúa cada criterio de 1 a 3, donde 3 indica una condición más favorable para empezar. La suma es una ayuda para conversar, no una promesa de retorno.
| Criterio | 1: necesita trabajo previo | 2: parcialmente listo | 3: buen punto de partida |
|---|---|---|---|
| Problema definido | No hay resultado claro | Hay un resultado, pero no una medida | Resultado y medida acordados |
| Datos y fuentes | Información dispersa o inaccesible | Parte de la información está disponible | Fuentes aprobadas y accesibles |
| Integración | Depende de cambios grandes | Requiere una conexión por validar | Puede probarse con un flujo acotado |
| Revisión humana | No hay responsable de errores | Hay responsable, falta procedimiento | Responsable y ruta de revisión definidos |
| Impacto | Uso ocasional | Uso frecuente en un equipo | Uso frecuente con un problema visible |
Anota también los riesgos que la tabla no captura: datos personales, decisiones sensibles, dependencia de un sistema externo o falta de permiso para utilizar una fuente.
3. Diseña una prueba pequeña
Elige un conjunto limitado de ejemplos reales autorizados. Define antes de probar qué cuenta como respuesta útil, qué errores deben derivarse a una persona y cómo compararás el proceso nuevo con el actual. Una demostración que impresiona no basta si el equipo no puede revisar sus fallos.
Ficha para la primera conversación
- Tarea elegida:
- Tiempo o problema actual que queremos medir:
- Fuentes de información aprobadas:
- Responsable del proceso:
- Sistema que deberá recibir el resultado:
- Situaciones que siempre revisará una persona:
- Qué confirmaría que vale la pena seguir:
Si el proceso aún no está claro, empieza por la consultoría de procesos e IA. Si ya sabes que necesitas un asistente para consultar información o atender preguntas frecuentes, revisa chatbots y asistentes con IA. En ambos casos puedes solicitar un diagnóstico inicial para definir el siguiente paso.